14 tareas empresariales que se pueden automatizar

Como propietario de un negocio, usted tiene un plato lleno. Pero, ¿sabía que puede liberar su activo más valioso automatizando las tareas tediosas y redundantes? Sé lo que está pensando. No tiene el presupuesto ni los conocimientos necesarios para permitirse esos lujos. Pero aquí hay 14 tareas empresariales que se pueden automatizar.

En realidad, estas herramientas son asequibles y fáciles de usar. Además, esta pequeña inversión le ahorrará tiempo y energía para que pueda centrarse en sus prioridades.

¿No está seguro de por dónde empezar? Pues aquí tienes 14 tareas empresariales que se pueden automatizar. Luego nos lo agradecerás.

1. Programar citas.

Tanto si se trata de averiguar cuándo cenar con los amigos como de reservar una reunión importante con un cliente, programar citas puede ser como tirar de los dientes. Propones una fecha y una hora, pero la otra parte te propone una opción completamente diferente. Lo siguiente que sabes es que estás inmerso en un elaborado juego del gato y el ratón.

Por suerte, con las aplicaciones de programación de calendarios eso ya no es un problema. Sólo tienes que compartir tu calendario con los demás a través del correo electrónico o incrustarlo en tu página web. Ahora pueden ver cuándo estás disponible y seleccionar una fecha y hora que les convenga. El evento se añade automáticamente a la agenda de todos.

Además, puedes concertar citas contigo mismo, como bloquear el tiempo para tus prioridades. Es una forma segura de garantizar que no vas a reservar otra cosa durante ese tiempo.

Y, lo que es mejor, herramientas como Calendar utilizan el aprendizaje automático para ver cómo estás empleando tu tiempo. A continuación, hace sugerencias inteligentes sobre cómo programar las reuniones para que se acaben esos días de idas y venidas. Es más o menos: poner la programación de citas en piloto automático.

2. Domina tu lista de tareas.

¿Las listas de tareas son perfectas? Por supuesto que no. Pero pueden ser útiles para planificar el uso del tiempo. Y, esto es más cierto cuando su lista ha sido priorizada.

Como ya habrás adivinado, la automatización puede ayudarte a que tus listas sean más eficaces. A su vez, podrás conquistarla. Y, a medida que vayas tachando elementos, querrás mantener ese impulso. En resumen, dominar tu lista de tareas pendientes te convertirá en una máquina de productividad.

Si utilizas una herramienta como Zapier, puedes convertir los correos electrónicos, las notas, los mensajes de Slack o los envíos de formularios en tareas pendientes. Flow de Microsoft automatiza los flujos de trabajo, mientras que Focuster añadirá elementos de tu lista de tareas a tu calendario.

3. Clasificar y responder a los correos electrónicos.

Según una encuesta de Adobe, los encuestados “dijeron que pasan aproximadamente cinco horas al día revisando el correo electrónico del trabajo (más de tres horas al día) y el personal (más de dos horas al día)”. Eso es una locura. E imagina lo descontrolada que estaría tu bandeja de entrada si no se gestionara de forma eficaz.

La automatización permite eliminar los correos electrónicos molestos o los boletines que ya no son relevantes, gracias a Sanebox y Unroll.me. También puedes crear respuestas enlatadas en Gmail. Y, lo que es más importante, existe la automatización del correo electrónico para crear correos electrónicos que lleguen a las personas adecuadas en el momento oportuno. Por ejemplo, si alguien hizo un pedido en tu empresa, recibiría un mensaje automático agradeciendo su pedido y los pasos a seguir.

4. Publicar en las redes sociales.

Si quiere dar a conocer su marca, promocionar eventos y comprometerse con su público, tiene que ser activo en las redes sociales. Sin embargo, al igual que el correo electrónico, esto puede convertirse en una tarea que consuma mucho tiempo, ya que puede verse arrastrado a la madriguera de compartir, comentar y dar “me gusta”.

Soluciones como Buffer y Hootsuite te permiten programar las redes sociales con antelación. También puedes utilizar chatbots para dar respuestas inmediatas. Y, herramientas como Sprout Social pueden curar el contenido y generar informes en tiempo real.

5. Rellenar formularios online.

Puede que no lo parezca. Pero rellenar constantemente formularios en línea puede ser una lata. Piensa en el tiempo que pierdes rellenando la misma información una y otra vez. Si usas Chrome, la Gran G rellenará los formularios automáticamente por ti. Pero también puedes utilizar RoboForm.

Ambas opciones son seguras. Y, además, recordarán y gestionarán todas tus contraseñas para que no tengas que buscarlas o restablecerlas.

6. Copia de seguridad de los datos.

Cuando era más joven e ingenuo, no pensaba en hacer una copia de seguridad del disco duro del ordenador. Y claro, se estropeó y todo lo que tenía ahí se perdió.

Hoy en día eso ya no es una preocupación. La mayoría de los servicios en la nube, ya sea Google, Apple, Dropbox o Carbonite, realizan automáticamente copias de seguridad de tus datos. Eso definitivamente debería darte algo de tranquilidad por la noche.

7. Reclutamiento y contratación.

No se trata de una revelación completa. Tendrá que hablar realmente con los potenciales contratados. Pero la automatización hace que este proceso sea mucho más fácil. Por ejemplo, con ZipRecruiter puedes enviar una descripción del trabajo a varios sitios de búsqueda de empleo a la vez.

Además, se pueden utilizar herramientas como Yello para seleccionar candidatos y acelerar el proceso de entrevistas. Y, como ya estás utilizando herramientas de programación, esto también puede simplificar la programación de las entrevistas.

8. Crear propuestas.

“Generar una nueva propuesta desde cero puede ser tedioso y agotador”, escribe Sujan Patel en Inc.com. “Además, con tanta gente involucrada, conseguir que una propuesta sea aprobada y salga por la puerta a veces puede llevar una eternidad”. Y, con tantas idas y venidas, la calidad también puede verse afectada.

“Pero si inviertes en un software de gestión de propuestas, como PandaDoc, podrás consolidar todas las tareas de la propuesta en un solo lugar”, añade Patel. “Esto te permitirá coordinarte a la perfección con los departamentos de ventas, marketing, legal y otros, y evitar confusiones que puedan dar lugar a problemas”.

“Dentro del sistema, tú y tu equipo también podéis crear plantillas para no tener que empezar siempre desde cero”, dice Patel. “Con un sistema racionalizado, crearás mejores propuestas en menos tiempo”.

9. Recogida de documentos y firma automática.

Independientemente de si tienes empleados a tiempo completo o un equipo de autónomos, habrá momentos en los que necesites recopilar documentos y firmas electrónicas. Enviar recordatorios puede ser tedioso. Y, si necesita esta información para una fecha exacta, también puede ser estresante: piense en reunir todos los documentos esenciales durante la temporada de impuestos.

Además, es posible que necesites que un proveedor firme un contrato o que tengas que ocuparte de los formularios de admisión de los clientes. En resumen, la búsqueda de documentos, aunque necesaria, es una gran pérdida de tiempo. Plataformas como Integrify recopilarán automáticamente los documentos por ti. Por su parte, Docusign digitalizará automáticamente el papeleo importante. También enviará recordatorios por correo electrónico.

10. Facturación y cobro.

Todos tenemos facturas que pagar, como el alquiler, los servicios públicos o la nómina. En lugar de escribir cheques manualmente como hacían tus abuelos, configura el pago automático de facturas. Como ventaja añadida, te asegura que nunca te retrasarás o te olvidarás de pagar una factura, lo que podría dar lugar a que te cobren cuantiosos recargos por retraso.

Además, si tienes facturas recurrentes, puedes utilizar una amplia gama de plataformas para enviar tu factura. Además de ahorrarte tiempo, también puede ayudarte a cobrar más rápido.

Incluso si no estás manejando tus finanzas la automatización puede al menos liberar parte del tiempo de tu contador.

11. Nutrición de clientes potenciales.

Lo último que quieres hacer es desperdiciar tu valioso tiempo tratando de vender tu producto o servicio a alguien que nunca lo comprará. Por eso, ganar y retener a sus clientes potenciales es tan importante. Al mismo tiempo, también puede consumir mucho tiempo.

Con la automatización, puede responder rápidamente a las consultas, asignar los clientes potenciales entrantes a los representantes de ventas, realizar un seguimiento y segmentar sus clientes potenciales. Después de recopilar esta información, se puede introducir automáticamente en una base de datos para poder determinar en qué punto del embudo de ventas se encuentran.

HubSpot, Act-On y Marketo son algunas opciones sólidas para nutrir y convertir clientes potenciales.

12. Ventas y marketing.

Podría decirse que el uso más rentable de la automatización es la asistencia a las ventas y el marketing. Al fin y al cabo, es imposible mantenerse en el negocio cuando no se recibe dinero.

Cuando se trata de ventas, la automatización puede

Establecer un marco para su canal de ventas.
Ayudarle a determinar y centrarse en sus clientes potenciales más importantes.
Mantener el compromiso con los prospectos que no están listos para comprar.
Dar la bienvenida a nuevos clientes y consumidores.
Además, puede fomentar la repetición de las ventas recordando a los clientes sobre los carritos abandonados y cuando su suministro se está agotando. También puede sugerir nuevos productos o servicios en los que podrían estar interesados basándose en compras anteriores.

13. Atención al cliente y compromiso.

Mantener a los clientes contentos es una parte crucial del funcionamiento de un negocio. Además de fidelizarlos, también puede ayudar a atraer nuevos clientes a través de las referencias y el boca a boca.

Los chatbots, como se ha mencionado anteriormente, pueden utilizarse para atender las consultas de los clientes en tiempo real, incluso fuera del horario de atención. Incluso se prevé que en 2020 el 85% de las interacciones se realicen sin interacción humana. Bold 360 y Drift son sólo dos herramientas que pueden encargarse de esta tarea.

Además, con tantos datos a tu disposición, puedes enviar ofertas, contenidos y recordatorios personalizados a tus clientes actuales. Incluso puedes adjuntar encuestas después de una venta para recoger los tan necesarios comentarios sobre cómo mejorar.

Hay muchas plataformas de automatización de ventas y marketing que pueden ayudarle en este ámbito. Algunos ejemplos serían Constant Contact para la automatización del marketing por correo electrónico, Keap para el CRM y BuzzPortal para el compromiso con el cliente.

13. MOTIVACIÓN EXTRÍNSECA

Hay dos tipos de motivación. La motivación intrínseca es interna, mientras que la extrínseca es externa.

Es la motivación extrínseca la que juega un papel importante a la hora de conseguir que los usuarios completen más tareas en línea. Como diseñador, tienes que asegurarte de que este tipo de “recompensas” sean obvias.

14. Actualizar la información de contacto.

¿Cuánta vergüenza siente cuando llama a un contacto sólo para que le informen de que ya no posee ese número? ¿Y si envías un correo electrónico y te lo devuelven?

La gente cambia constantemente sus datos de contacto. Y, si usted no está al tanto de eso, entonces puede tener una libreta de contactos llena de información obsoleta. Addappt se ocupa de esto actualizando su información de contacto cada vez que ha sido cambiada.

Hay algunas otras características interesantes también, tales como recordatorios de cumpleaños y aniversario. Además, Addappt también te mantendrá al tanto de las condiciones meteorológicas de tus contactos. Ya sabes. Para recordarles que lleven un paraguas si va a llover.

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